开电话会议,随时随地发起,助力企业运营的又一利器

　　只要提到电话会议，你很快就会发现，企业界对此的态度两极分化得十分严重。
　　
　　一方面，有人为电话会议大唱赞歌，认为它是一种能够提高生产力的商业工具，也有助于在预算紧张之际削减差旅成本。
　　
　　而另一方面，也有人对电话会议深恶痛绝，认为它很不实用，是实体会议的拙劣替代品。
　　
　　但不论好恶，电话会议已成为商界生活中一项无可避免的固定成分。
　　
　　“离开电话会议，我就无法工作，”高伟绅律师事务所(Clifford Chance)的欧洲合伙人托尼?里维斯(Tony Reeves)表示。“我的客户遍布全球，处于不同的时区。电话会议是把大家召集起来的唯一办法。”但他补充称，有两条黄金法则：“首先，必须有会议议程和一位遵守议程的主持人；其次，不能使用没有静音功能的手机。”
　　
　　里维斯表示，如果不设议程，电话会议会很快陷入混乱，或被“绑架”。他同时警告称，议程必须简短，因为在电话会议中，与会者的注意力更容易转移，他们会忘记该在哪部分参与讨论。
　　
　　之所以应把手机设成静音，是因为手机容易接收和扩大背景噪音。在别人发言时，这种噪音会对虚拟会议构成干扰，并显著降低其效率。
　　
　　咨询公司Equality Works首席执行官简?法雷尔(Jane Farrell)持类似观点：“在电话会议中起重要作用的规定，也就是那些在实体会议中起到重要作用的规定。” 她与里维斯一样，对优秀主持人的作用深信不疑。“你需要一名能够引导会议进程、并保证人人都有机会发言的主持人。主持人还将引导通话，比如在某人发言不清时指出，“我们想知道一些更多的细节。”
　　
　　兰卡斯特大学管理学院(Lancaster University Management School)的商业心理学教授卡里?库珀(Cary Cooper)表示，一名优秀的主持人还应善于化解冲突。“缓解电话会议上的冲突可能会困难得多。在实体会议上，如果争论激化，人们通常会休息片刻。”他解释道，在没有亲临会场的情况下，人们往往更加不受拘束：“如果你想要顽固到底、阻碍事情发展，或者与人争吵、做出恶劣行为，那么在电话会议上要轻而易举得多。”
　　
　　里维斯认为，如果与会者彼此曾面对面接触过，那么电话会议的效率会显著提高。“认识你的听众非常重要，因为你看不到、也无从判断他们的肢体语言。你也无从知晓他们的资历或知识水平。”
　　
　　此外，还涉及一个与会者人数的问题。法雷尔表示，理想状态下，人数应该在6人以下，绝对不能超过10人。但里维斯指出，“四个吵吵嚷嚷、只说不听的人，可能比十个行为端正的人更成问题。”
　　
　　但无论如何，在较大型的电话会议上，你需要在每次发言时做自我介绍——这可能会让人感觉很怪异。此外，一名优秀的主持人应该在会议结尾时进行总结。说到这一点，我们还需指出，必须设定明确的时间限制，任何超过一小时的会议，都有可能受到“收益迅速递减”法则的影响。
　　
　　对于常规的电话会议而言，上述所有规定都相当简单明了。但如果召开“分流电话会议”(split call)——即一部分人在会议室、其他人在别处参加会议——那么情况就会变得有些复杂。
　　
　　法雷尔表示，此类电话会议可能不好控制，但却值得尝试。“我组织过这样的会议：我们大多数人都在会议室，但有一人在爱丁堡通过手机连线会场，还有一个人在贝尔法斯特。这种灵活性非常吸引人，尤其是在某些事项需要快速讨论的情况下。”
　　
　　她表示，虽然电话会议有别于亲临会场，但它真正的好处是使人们得以灵活地工作。但她补充称，必须注意确保远程与会者参与讨论。
　　
　　并不是所有人都深信电话会议的好处。媒体策划厄米利亚?希布斯(Amelia Hibbs)就对此不感兴趣：“我觉得它们令人讨厌，”她表示，“与会者身处各个不同的地方，而人们却跟你说，这与真正的会议类似。实际上，两者大不相同。你总是可以听到他们翻页、打字，以及溜出去时关门的声音。”
　　
　　希布斯补充称，人们的拨入时间常常会晚，而且如果有超过两个人开始发言——在实体会议上，这是正常现象——就会很快让人听得不知所云。
　　
　　此外，如果召开的是“分流电话会议”，还可能形成一种“他们和我们”的文化。
　　
　　但她表示，最糟糕的是，在许多事情都讲究微妙的广告行业工作，无法阅读肢体语言是一大劣势。“我还发现一个非常好笑的现象，电话会议会令人们表现出不成熟行为。有时你几乎可以听到他们在做鬼脸。”
　　
　　所有这一切都指向这样一个问题：视频会议是否能够避免这些问题？答案是“可以”，但视频会议又有其自身的严重问题，尤其是其不便之处——与会者往往需要前往事先预定好的房间。此外，如果仅仅是通话，那么你在哪里都可以扮演与会者的角色。里维斯谈道：“上一次滑雪时，我所在公寓对面的阳台上有一个家伙在出席一场听上去非常专业的电话会议，当时他穿着一条平脚短内裤。”
　　
作者：英国《金融时报》赖默?里格比(Rhymer Rigby) 　　译者/章晴

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远特电话会议运营系统

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