企业单位如何选购统一通信解决方案

    统一沟通技术在信息化应用中已经越来越普遍。不少企业都在寻找语音邮件、传真、传统邮件集成的解决方案。微软顺应了这个趋势，在Exchange Server 2007中提供了一个统一沟通的基础架构。通过这个架构，可以实现将所有电子邮件、语音邮件和传真都放入到一个邮箱中。从而提高用户的工作效率，降低企业的办公成本。

    虽然说微软的Exchange Server 2007不是市场上唯一的统一沟通解决方案，但是可以说是功能最完善的产品之一。企业在选择统一沟通解决方案的时候，可以参考这个产品进行选购。具体的说，可以从如下几个方面来评估统一沟通解决方案的功能。

　　一、 访问语音邮件的方式。

　　语音邮件在企业中使用也是越来越普遍。传统的语音邮件跟普通邮件一样，只能够通过电脑来访问。但是显然这存在着一定的安全隐患与不方面的地方。如当用户想查看一个比较机密的语音邮件，但是恰巧现在旁边有其他人在。此时如果通过电脑来播放，显然不是很方便。如当用户出差在外地，身边没有电脑，很可能只有一部手机。此时想阅读语音邮件，就会比较困难。为此在选购统一沟通解决方案的时候，如果企业有语音邮件的需求，那么就要考虑，能够通过哪几种方式来访问语音邮件。笔者认为，从安全与使用上考虑，最好让语音邮件能够支持通过电话访问。

　　如在Exchange Server 2007服务器上提供了一个叫做“电话播放”的功能。通过这个功能允许启用统一沟通架构的用户通过电话来播放语音邮件。也就是说，如果用户遇到笔者上面提到的几个原因，想保持语音邮件的私密性或者想随时随地的访问语音邮件，那么就可以通过电话来访问语音邮件。即可以通过手机来访问，也可以通过固定电话来访问。访问的方式很简单，就好象拨打银行的客服电话一样，用户只要根据提示输入用户名与密码即可。这个功能对于经常需要出差的业务员或者管理者非常的实用。随着语音邮件的普及，这将成为统一沟通解决方案的必备功能之一。为此企业在选购统一沟通解决方案时，需要关注一下，是否支持通过电话来访问语音邮件。

　　二、 是否支持传真接收。

　　传真可以说是企业必备的一个工具。不过传统的传真有很多的缺陷。如当企业的传真多了，很难管理。如会增加企业的管理成本，特别是一些垃圾广告传真比较多的时候。如通过纸面打印的传真安全性不高，任何人都可以看，而且字迹也比较模糊等等。总之，传统的传真有很多的缺陷。针对这种情况，市面上有很多独立的传真解决方案。他们的基本思路就是将书面的传真转换为，从而提高传真的安全性，降低企业的管理成本。不过这些独立的电子传真解决方案，它没有跟邮件等系统结合。如根据对方传真的号码，将传真发送到不同的邮箱等等。为此还不能够算的上是统一沟通平台。

　　笔者曾经跟不少的企业IT负责人讨论过这个话题。不少企业反映，他们喜欢传真能够跟邮件系统友好集成。如用户可以直接向发送邮件一样，向业务合作伙伴发送传真。而不是先打印出来然后再传真。其次当客户发送传真过来的时候，能够将其自动转换为图象文件，然后根据预先定义的传真号码清单，将其发送到特定的邮箱中。这不仅节省了纸张，而且还可以提高传真的安全性。与此同时，也可以过滤掉不少的垃圾传真。

　　如Exchange Server 2007服务器就可以实现如上的一些需求。它的统一沟通部件可以允许企业用户在邮箱中接收与发送传真。当客户有传真发进来的时候，传真邮件会将传真保存为图象文件，然后通过附件的形式发送到管理员指定的邮箱。同时管理员还可以指定一个传真号码清单。让统一沟通部件根据传真号码的不同，发送到不同的邮箱中。管理员还可以将一些陌生号码的传真发送到一个独立的邮箱中，进行定期的整理与清除。如果确定为垃圾邮件的，还可以将这个传真号码拉入到黑名单，杜绝其再次发送垃圾邮件。这些都是传统的邮件无法实现的功能。当用户接收到传真时，系统也会向收到普通邮件一样，向用户提醒。此时用户就可以打开邮箱，向普通邮件一样查看传真。

　　三、 统一的访问界面。

　　统一沟通解决方案要将语音、传真、邮件、即时消息等等集成在一个平台上。有一个技术难点就是如何统一访问界面。简单的说，就是如何通过同一个窗体来访问这些信息。如果访问不同类型的邮件，需要打开不同的窗口或者应用软件，显然不是一个好的统一沟通解决方案，工作效率会打折扣。为此企业在选购统一沟通解决方案的时候，还需要考虑这个访问界面是否统一。

　　Exchange Server 2007在这方面做的就非常的不错。利用一句话来概括，就是可以在同一个窗体中集中访问不同的邮件，包括传真、语音邮件、普通邮件等等。不过不同的邮件，其界面上稍微有点差异。系统会自动根据邮件的类型，屏蔽一些不能够使用的功能。如以语音邮件为例。Outlook 2007 语音邮件窗体类似于默认的电子邮件窗体。它为用户提供播放、停止或暂停等操作。同时在语音邮件窗体包括嵌入的Media Player播放软件和和一个“语音便笺”按钮。嵌入的播放器和按钮会在用户预览语音邮件时显示在预览窗格中，或在用户打开语音邮件时显示在一个独立窗口中。而如果用户打开的不是语音邮件，如是传真邮件，那么就没有这些功能。这些虽然是细节上面的内容，但是在实际工作中却在很大程度上方便了用户的使用。

　　四、 对相关文件实现集中的备份。

　　由于各种文件最终都会汇聚到邮件服务器中，为此最后邮件服务器可能需要占用很大的存储空间。这就导致了在文件在备份的时候占用比较多的系统资源与时间。但是管理员注意，不同的邮件类型对于备份的要求可能是不同的。如在这几大类邮件中，语音邮件可能占用的空间最大，但是其重复利用性也是最低的。简单的说，如果将语音邮件也像普通的邮件一样那么进行备份，就有点大材小用的感觉，而且还很浪费存储空间。

　　为此在选购统一沟通解决方案的时候，最好能够评估一下，是否能够根据不同的邮件类型采用不同的备份策略。如对于普通邮件和传真邮件，其重要性要高一点，而且容量又不大，就可以适当提高备份的频率。而对于语音邮件则采取独立的备份策略，可以将备份的时间延长的长一点，甚至不进行备份等等。如此处理，可以大大提高备份的效率，同时避免因为备份占用大量的资源与时间而影响系统正常使用的效率。

　　统一沟通解决方案是一个很好的集成平台。企业在选购这个产品的时候，如果没有经验可以参考，那么就可以参考微软Exchange Server 2007统一沟通解决方案。如果由于各种原因没有采用微软的这个方案，但是其至少可以提供不少的借鉴意义。对于我们选购统一沟通解决方案的产品，有很大的帮助。

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